Il DL n. 185/2008, art. 16  “Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese”, ha introdotto, per imprese e professionisti, l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC).

I gestori di Posta Elettronica Certificata (PEC) consentono di inviare e-mail aventi le stesse proprietà di quelle tradizionali ma con alcuni vantaggi più.

Il sistema PEC consta di caratteristiche quali la tracciabilità, la certificazione, il valore legale dei messaggio e la certezza di avvenuto invio nonché ricezione dell’e-mail.

Per usufruire del vantaggio di una casella di posta elettronica certificata, bisogna rivolgersi ai gestori, come  LegalMail o Aruba, che offrono questo tipo di servizio.  Se l’e-mail tradizionale non ha costi particolari (al di là di quelli derivati dal contratto telefonico), la PEC ha un costo annuale tutto sommato contenuto. I gestori PEC devono essere registrati presso il CNIPA, l’organo pubblico che si occupa di controllare l’integrità del sistema PEC.

Il funzionamento della posta elettronica certificata è molto semplice e consente al mittente di ottenere due documenti virtuali che certificano l’avvenuto invio del messaggio e l’avvenuta ricezione dello stesso ma non la lettura da parte del destinatario!

Qualora il mittente dovesse perdere le ricevute, potrebbe consultare l’archivio informatico del proprio gestore Pec, che tiene traccia dei documenti fino a 30 mesi dall’invio degli stessi con la garanzia di un eguale valore legale rispetto agli originali; ogni documento inoltre, ha il proprio riferimento temporale (data e ora) rispetto alle operazioni di invio e ricezione.

In realtà, esiste anche una terza ricevuta che si scambiano il gestore di posta del mittente e quello del destinatario, che certifica la presa in carico della responsabilità di consegna da parte del gestore-destinatario. Di questa ricevuta non ha documentazione il mittente ma, grazie alla caratteristica di tracciabiltà della PEC, si può risalire in ogni momento ai passaggi intercorsi dall’invio alla ricezione del messaggio.

La PEC, grazie alle sue caratteristiche di semplicità d’uso e di certificazione legale, può essere utilizzata sia da privati che da aziende interessati a non creare archivi cartacei, ad evitare lunghe code per inviare le raccomandate o a gestire in modo più veloce i rapporti con clienti.

La certificazione che arriva al destinatario, circa l’integrità dei messaggi ricevuti, consente inoltre alla PEC di essere considerata altamente sicura in termini di passaggio di informazioni nonché di correttezza dei contenuti.

In conclusione il sistema di Posta Elettronica Certificata ha numerosi vantaggi tanto che sempre più utenti si rivolgono ai gestori PEC, per usufruire a costi bassissimi, con un notevole risparmio di tempo e con la certezza della non contraffazione dei propri documenti del servizio da loro offerto. Attenzione però a farne un utilizzo consono in quanto la PEC equivale ad ogni effetto ad una raccomandata con relativo obbligo di archiviazione e protocollo qualora previsto.